Die beste CRM Software
für Agenturen 2026
Viele Agenturen starten mit Slack, Trello, Google Sheets und fünf verschiedenen Tools. Leads kommen rein, werden manuell erfasst — und irgendwann geht einer unter. Ein Kunde fragt nach dem Reporting. Der Mitarbeiter hat den Tab geschlossen.
Wir haben die führenden CRM-Systeme aus der Sicht von Agenturen getestet: mit echten Workflows, echten Problemen und echten Anforderungen. Das Ergebnis zeigt klar, welches System den Agenturalltag wirklich verändert.
Die besten CRM Systeme
für Agenturen im Vergleich
Wir haben die führenden CRM-Plattformen speziell nach Agentur-Anforderungen bewertet — nicht nach Unternehmens-Features, die keine Agentur je braucht.
| Kriterium | GHLGoHighLevelEmpfohlen | HSHubSpot | CUClickUp | MOMonday CRM | PDPipedrive | SFSalesforce |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Automatisierung | ★★ Sehr gut | ★ Gut | ★ Gut | ★ Gut | ◐ Mittel | ★★ Sehr gut |
| White Label | ★★ Sehr gut | – Schwach | ◐ Mittel | – Schwach | – Schwach | ◐ Mittel |
| Pipeline | ★★ Sehr gut | ★ Gut | ★ Gut | ★ Gut | ★★ Sehr gut | ★★ Sehr gut |
| Kundenverwaltung | ★★ Sehr gut | ★★ Sehr gut | ★ Gut | ★ Gut | ★ Gut | ★★ Sehr gut |
| Reporting | ★★ Sehr gut | ★ Gut | ★ Gut | ★ Gut | ★ Gut | ★★ Sehr gut |
| E-Mail Marketing | ★★ Sehr gut | ★★ Sehr gut | ◐ Mittel | ◐ Mittel | ◐ Mittel | ★ Gut |
| SMS | ★★ Sehr gut | ◐ Mittel | – Schwach | – Schwach | – Schwach | ◐ Mittel |
| Integrationen | ★ Gut | ★★ Sehr gut | ★★ Sehr gut | ★ Gut | ★ Gut | ★★ Sehr gut |
| Preis-Leistung | ★★ Sehr gut | ◐ Mittel | ★ Gut | ◐ Mittel | ★ Gut | – Schwach |
| Preis | ab 97 $/Monat · 30 Tage gratis | ab 0 €/Monat* | ab 7 $/Nutzer | ab 12 $/Nutzer | ab 14 €/Nutzer | ab 25 €/Nutzer |
* HubSpot Free mit stark eingeschränktem Funktionsumfang. Vollständige Features ab ca. 800 €/Monat.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Diese Szenarien sind keine Ausnahmen. Sie sind der Alltag von Hunderten Agenturen -- solange kein zentrales System existiert.
Der Lead, der durch das Raster fiel
Montag, 9:17 Uhr. Ein Webformular liefert eine Anfrage einer mittelgrossen Marketingagentur, die SEO-Unterstuetzung sucht. Jana traegt den Kontakt manuell in Zeile 247 des geteilten Google Sheets ein und notiert sich einen Follow-up-Reminder in Trello, der dort unter zwoelf anderen offenen Tasks verschwindet. Mittwoch uebernimmt ein dringendes Kundenprojekt ihre Kapazitaet. Freitagmittag hat der Interessent bei einem Mitbewerber unterschrieben. Ursache: kein automatischer Follow-up, keine Erinnerung, kein System.
Das Reporting-Chaos 15 Minuten vor dem Kundencall
Donnerstag, 16:45 Uhr. Der monatliche Statusbericht fuer Kunde Nr. 7 ist in 15 Minuten faellig. Max oeffnet Google Analytics, SEMrush, das Trello-Board, die Campaign-Uebersicht in Mailchimp und den E-Mail-Verlauf der letzten vier Wochen. Das Reporting-Deck entsteht halbfertig in PowerPoint. Im Call fragt der Kunde nach den Conversion-Zahlen der Social Ads. Max hat sie nicht. Der Kunde faengt an, sich Alternativen anzusehen.
Acht Tools, kein System
Slack fuer interne Kommunikation. Asana fuer Projektaufgaben. Pipedrive fuer den Vertrieb. Mailchimp fuer E-Mail-Kampagnen. Calendly fuer Terminbuchungen. Loom fuer Kundenupdates. Google Drive fuer Dokumente. Zapier, damit das alles irgendwie miteinander spricht -- bis ein API-Update alles unterbricht und niemand es sofort bemerkt. Der Neukunden-Onboarding-Workflow laeuft ins Leere. Einrichten: drei Stunden. Debuggen: weitere zwei.
Onboarding als stiller Killer der Kundenzufriedenheit
Ein neuer Retainer-Kunde unterschreibt -- monatlich 3.000 Euro, Laufzeit offen. Jetzt beginnt das interne Chaos: Account bei Google Ads und Meta anlegen, Zugaenge teilen, Briefing-Dokument aufsetzen, ersten Milestone anlegen, Willkommens-E-Mail verfassen, erstes Statusmeeting eintragen. Drei Mitarbeiter, 14 manuelle Schritte, zwei Werktage -- und der Kunde fragt nach fuenf Tagen Stille: Wann geht es eigentlich los?
Das Problem ist nicht Ihr Team.
Es fehlt das richtige System.
Jede einzelne dieser Situationen ist loesbar -- mit einem CRM, das speziell fuer den Agentur-Betrieb gebaut wurde. Nicht fuer Konzerne. Nicht fuer E-Commerce. Fuer Agenturen.
Jetzt 30 Tage kostenlos testenWarum GoHighLevel für Agenturen die beste Wahl ist
GoHighLevel wurde nicht für Enterprise-Unternehmen gebaut. Es wurde von Agenturinhabern für Agenturinhaber entwickelt. Das spürt man an jedem Feature.
Eine Leadgenerierungs-Agentur aus München mit 12 Mitarbeitern betrieb bis Ende 2023 einen klassischen Multi-Tool-Stack: Pipedrive für den Vertrieb, Mailchimp für E-Mail-Kampagnen, Calendly für Terminbuchungen, Trello für interne Aufgaben, ActiveCampaign für Nurturing-Sequenzen und ein selbstgebautes Google-Sheet-Dashboard für das Kundenreporting. Allein die monatlichen Lizenzkosten summierten sich auf 860 €. Nach dem Wechsel zu GoHighLevel Unlimited wurden fünf dieser Tools abgelöst. Die Softwarekosten sanken auf 297 $ pro Monat. Entscheidender als die Ersparnis war jedoch, dass das gesamte Follow-up-Management — über 40 manuell versendete E-Mails pro Woche — vollständig automatisiert wurde. Die Lead-to-Meeting-Rate stieg um 28 %.
Eine SEO-Agentur aus Hamburg mit neun Mitarbeitern und 22 aktiven Retainer-Kunden verlor 2022 innerhalb von drei Monaten vier langjährige Kunden. Der gemeinsame Nenner: Das Reporting war inkonsistent, Anfragen blieben teilweise tagelang unbeantwortet, und die Kunden hatten das Gefühl, nicht priorisiert zu werden. Nicht weil die SEO-Arbeit schlecht war — sondern weil die Kommunikation chaotisch organisiert war. Heute läuft für jeden Kunden ein wöchentlicher automatisierter Reporting-Workflow, der relevante KPIs zusammenfasst und versendet. Keine einzige dieser E-Mails erfordert manuelle Arbeit. Churn-Rate seit Einführung: null.
Multi-Client Management
Jeder Kunde bekommt seinen eigenen Sub-Account mit eigener Pipeline, eigenem Dashboard und eigenen Automatisierungen. Keine Datenvermischung, kein Chaos. Fünf Kunden oder fünfzig — der Aufwand skaliert nicht mit.
White Label — Ihre Marke, Ihre Plattform
Sie liefern GoHighLevel unter Ihrem eigenen Logo aus. Eigene Domain, eigene Farben, eigener App-Name. Kunden sehen nur Ihre Agentur — das steigert den wahrgenommenen Wert und die Bindung erheblich.
Automatisierung, die wirklich funktioniert
Nicht nur E-Mails. Vollständige Workflows mit SMS, Voicemail Drops, Google Reviews, Facebook Messenger, WhatsApp, Terminerinnerungen und mehr. Ein neuer Lead triggert eine Sequenz — Sie müssen nichts manuell tun.
Funnel Builder inklusive
Landing Pages, Sales Funnels, Buchungsseiten — alles integriert. Kein Clickfunnels, kein separates Tool. Sie bauen Funnels direkt im CRM, verknüpfen sie mit Pipelines und sehen in Echtzeit, was konvertiert.
Reporting & Analytics
Automatische Berichte für jeden Kunden. Kein manuelles Zusammenkopieren mehr. Schicken Sie Ihren Kunden wöchentlich automatisierte Dashboards und sehen Sie intern genau, welche Kanäle performen.
SMS & E-Mail aus einer Hand
Kein separates E-Mail-Tool, kein SMS-Gateway. GoHighLevel sendet beides nativ. Zweistufige Follow-up-Sequenzen, Terminerinnerungen per SMS, Re-Engagement-Kampagnen — alles aus einem System.
Integriertes Kalendersystem
Schluss mit Calendly als Add-on. Terminbuchung ist direkt in den CRM-Workflow integriert. Ein Lead bucht einen Termin, das CRM weiß es — und startet automatisch die passende Vorbereitung.
SaaS-Modus für Wiederverkauf
Sie können GoHighLevel als eigene SaaS unter Ihrer Marke verkaufen. Eigene Preispläne, eigene Kunden — und eine monatliche Einnahme, die unabhängig von Projektarbeit läuft. Das ist echter Leverage.
- ✓Vollständige Agentur-Suite in einer Plattform
- ✓White Label & Sub-Account Struktur
- ✓SMS, E-Mail, Voicemail, Messenger in einem Workflow
- ✓Unbegrenzte Kontakte & Pipelines in höheren Plänen
- ✓Funnel Builder, Website Builder & Buchungssystem inklusive
- ✓SaaS-Modus für zusätzliche Einnahmen
- ✓Aktive Community und regelmäßige Feature-Updates
- !Lernkurve bei der Ersteinrichtung — 2–3 Tage Onboarding
- !Oberfläche kann zunächst überwältigend wirken
- !Native Integrationen begrenzt (Zapier nötig für manche Tools)
- !Preisgestaltung in USD — Wechselkurs-Abhängigkeit
Der ROI-Rechner für Agenturen
Wenn Ihre Agentur monatlich auch nur einen Lead mehr konvertiert, der sonst im Chaos verloren gegangen wäre, amortisiert sich GoHighLevel in der Regel innerhalb von Tagen. Dazu kommen: gesparte Tool-Kosten, gesparte Arbeitszeit und bessere Kundenbindung durch professionelles Reporting.
Wichtige CRM Funktionen für Agenturen
Diese zwölf Kernfunktionen unterscheiden ein echtes Agentur-CRM von einem generischen Sales-Tool. GoHighLevel bietet alle davon in einer Plattform.
Multi-Client Management
Verwalten Sie Dutzende Kunden in separaten Sub-Accounts. Jeder Kunde hat seine eigene Welt — ohne Überschneidungen, ohne Verwechslungen.
White Label
Ihre Domain, Ihr Logo, Ihre Marke. Kunden sehen ausschließlich Ihr Unternehmen — nicht die dahinterliegende Software.
Funnel Builder
Hochkonvertierende Funnels direkt im CRM bauen. Keine externe Plattform mehr — von der Landing Page bis zum Angebot alles vernetzt.
Lead Tracking
Woher kommt ein Lead? Welcher Kanal, welche Kampagne, welche Anzeige? GoHighLevel verfolgt die gesamte Customer Journey lückenlos.
Workflow-Automatisierung
Trigger-basierte Automatisierungen über alle Kanäle. E-Mail, SMS, Voicemail, interne Aufgaben — ohne eine einzige manuelle Aktion.
Reporting & Dashboards
Automatisierte Berichte für jeden Kunden. Kein Suchen in mehreren Tools mehr — alles auf einem Dashboard, das sich selbst aktualisiert.
Omnichannel-Kommunikation
E-Mail, SMS, WhatsApp, Facebook Messenger, Google Chat — alle eingehenden Nachrichten in einem Posteingang. Nie wieder eine Anfrage übersehen.
E-Mail Marketing
Voll ausgestattetes E-Mail-Marketing direkt im CRM. Newsletter, Drip-Kampagnen, Transaktions-Mails — kein Mailchimp mehr nötig.
SMS-Automatisierung
SMS haben eine Öffnungsrate von über 95 %. GoHighLevel ermöglicht automatisierte SMS-Sequenzen, Terminerinnerungen und Two-Way-Gespräche.
Terminbuchung
Integriertes Buchungssystem mit Multi-Kalender, Gruppen-Buchungen und automatischen Erinnerungen. Kein Calendly-Abo mehr nötig.
Pipeline Management
Visuelle Drag & Drop-Pipelines für jeden Kunden und jede Dienstleistung. Genau sehen, wo welcher Deal gerade steht — immer, in Echtzeit.
Aufgaben & Team Workflows
Aufgaben direkt an Kontakte und Deals verknüpfen. Teamaufgaben, Zuständigkeiten und Status-Updates — alles im selben Tool wie der Kundenkontakt.
Alle diese Funktionen sind in GoHighLevel enthalten — ohne Aufpreis, ohne separate Abonnements.
Jetzt alle Features testenAlternativen zu GoHighLevel ehrlich bewertet
Jedes dieser Tools hat seine Stärken — aber nicht jede Stärke ist für Agenturen relevant. Hier ist die ehrliche Einschätzung.
HubSpot ist eine ausgereifte Plattform mit starkem E-Mail-Marketing und einer breiten Integration-Landschaft. Für Agenturen gibt es eine Partnerstruktur. Das Problem: HubSpot ist teuer, sobald man echte Automatisierung braucht. Das Free-Tier ist funktional eingeschränkt, und um vergleichbare Leistung wie GoHighLevel zu bekommen, landet man schnell bei 800–1.500 € pro Monat. White Label ist nicht möglich. Für größere Marketingteams durchaus stark — aber für agenturspezifische Workflows zu schwerfällig und zu kostspielig.
ClickUp hat in den letzten Jahren starke CRM-Features hinzugefügt und ist bei vielen Agenturen als Projektmanagement-Tool beliebt. Es eignet sich für teams, die primär Projekte verwalten und CRM als Ergänzung sehen. Für echtes Lead-Management, automatisierte Kommunikation oder Kundenakquise ist ClickUp jedoch nicht ausgelegt. SMS und E-Mail-Automatisierung sind schwach. Es fehlt die tiefe Agentur-Infrastruktur.
Monday ist ein visuelles Work-OS, das CRM als Modul anbietet. Es ist intuitiv und schnell einzurichten — was es für kleine Teams attraktiv macht. Für Agenturen mit ernsthafter Sales- und Automatisierungsstrategie reicht es jedoch nicht aus. Automation-Kapazitäten sind begrenzt, Multi-Client-Strukturen sind umständlich aufzubauen, und SMS-Kommunikation fehlt vollständig. Gut für interne Koordination, schwach als Kundenkommunikations-Hub.
Salesforce ist das mächtigste CRM auf dem Markt — für Konzerne mit dedizierten CRM-Administratoren und sechsstelligen Jahresbudgets. Für Agenturen ist es eine Overkill-Lösung: komplex in der Einrichtung, teuer in der Lizenzierung, und auf Unternehmensstrukturen zugeschnitten. Kein integrierter Funnel Builder, kein weißes Label für Kunden, und der Lernaufwand ist für ein 5–20-Personen-Team kaum gerechtfertigt. Mächtig — aber für Agenturen falsch dimensioniert.
Pipedrive ist ein sauberes, übersichtliches Sales-CRM — speziell für Vertriebsteams. Es macht Pipeline-Management sehr gut. Für Agenturen, die über reines Sales hinaus denken — also Kunden betreuen, automatisieren, onboarden und kommunizieren — reicht Pipedrive nicht. E-Mail-Marketing und Automatisierung sind schwach, SMS fehlen, Reporting ist begrenzt. Als reines Akquise-Tool hat es seinen Platz; als Agentur-Betriebssystem ist es zu eingeschränkt.
Das Fazit im Alternativenvergleich
Keine dieser Alternativen wurde als Agentur-Betriebssystem konzipiert. GoHighLevel ist das einzige Tool, das Multi-Client-Management, Automatisierung, White Label, Kommunikation und Reporting in einer einzigen, erschwinglichen Plattform vereint.
Transparente Kosten. Echter Mehrwert.
CRM-Kosten sind nicht nur die Lizenzgebühr — es sind die Stunden, die Ihr Team durch ineffiziente Tools verliert, und die Leads, die nie nachverfolgt wurden. Alle GoHighLevel-Pläne beinhalten eine 30-tägige kostenlose Testphase mit vollem Funktionsumfang.
Für Einzelpersonen und kleine Agenturen mit einem Kernkunden.
- 1 Sub-Account
- E-Mail & SMS Marketing
- Pipeline Management
- Terminbuchung
- Funnel Builder
- Automatisierungen
Unbegrenzte Sub-Accounts, White Label, alle Features.
- Unbegrenzte Sub-Accounts
- White Label Desktop App
- E-Mail, SMS, WhatsApp
- Volles Reporting-Dashboard
- Funnel & Website Builder
- Alle Automatisierungen
- API-Zugang
- Branded Mobile App (Add-on)
Für Agenturen, die GoHighLevel als eigene SaaS weiterverkaufen.
- Alles aus Unlimited
- Eigene SaaS-Preisgestaltung
- Automatisches Sub-Account Setup
- Eigener Marketplace-Eintrag
- Abrechnungsautomatisierung
- Volle White Label Suite
Was kostet die Konkurrenz im Vergleich?
GoHighLevel Unlimited: 297 $/Monat · Unbegrenzte Kunden · White Label · Alle Features inklusive.
Warum immer mehr Agenturen auf GoHighLevel umsteigen
GoHighLevel wächst vor allem durch Weiterempfehlungen innerhalb der Agentur-Community. Das ist kein Zufall.
Tool-Konsolidierung
Die durchschnittliche Agentur zahlt für 6–10 verschiedene SaaS-Tools. GoHighLevel ersetzt davon typischerweise 5–7: CRM, E-Mail-Tool, SMS-Dienst, Terminbuchung, Funnel-Builder, Reporting-Dashboard und teils auch das Projektmanagement. Das spart monatlich 400–1.200 € an Tool-Kosten.
Echte Automatisierung
Nicht Zapier-Workflows, die bei jeder API-Änderung brechen. Echte, native Automatisierungen innerhalb einer Plattform: von der ersten Leadanfrage über den Abschluss bis zur monatlichen Kundenabrechnung. Einmal einrichten, dauerhaft laufen lassen.
Bessere Skalierbarkeit
Ohne CRM skaliert eine Agentur linear: mehr Kunden = mehr Mitarbeiter für manuelle Arbeit. Mit GoHighLevel skaliert ein Großteil der Prozesse automatisch. Onboarding, Follow-ups, Reporting — alles läuft auch mit dem zehnten neuen Kunden noch gleich reibungslos.
Bessere Kundenbindung
Kunden, die wöchentlich automatisierte Reports erhalten, kündigen seltener. Kunden, deren Anfragen innerhalb von Minuten (automatisch) beantwortet werden, sind zufriedener. Das ist kein Bauchgefühl — das ist operative Exzellenz, die sich in der Verlängerungsrate widerspiegelt.
White Label als Differenzierungsmerkmal
Agenturen, die GoHighLevel unter eigener Marke anbieten, positionieren sich als Tech-orientierte Partner, nicht als Dienstleister. Das erhöht den wahrgenommenen Wert, ermöglicht höhere Preise und schafft Lock-in beim Kunden.
Zusätzliche Einnahmen durch SaaS
Im SaaS-Modus können Sie GoHighLevel als eigenes Produkt verkaufen. Kunden zahlen Ihnen monatlich für die Software — zusätzlich zu den Dienstleistungen. Das schafft wiederkehrende Einnahmen, die unabhängig von der Projektarbeit sind. Viele Agenturen verdienen so 2.000–10.000 € monatlich zusätzlich.
Was Agenturinhaber berichten
"Wir hatten neun aktive Kunden, aber keine gemeinsame Pipeline. Jeder Mitarbeiter arbeitete irgendwie für sich. Seit dem Wechsel zu GoHighLevel hat jedes Kundenprojekt eine eigene Struktur — und unser Team weiß morgens in zwei Minuten, was heute zu tun ist. Vier Tools abgelöst, 640 € monatlich gespart."
"Das Onboarding neuer Kunden war früher ein echtes Chaos. 14 manuelle Schritte, zwei Tage Arbeit, und trotzdem wurden Sachen vergessen. Heute läuft das in zwei Stunden automatisch ab — Willkommens-E-Mail, erster Report, Zugangsverwaltung, alles. Die Kundenzufriedenheit in den ersten 30 Tagen ist deutlich gestiegen."
"Ich hatte drei Kunden in 90 Tagen verloren — nicht wegen schlechter Arbeit, sondern weil die Kommunikation zu langsam war. Heute läuft jede Kundenkommunikation durch automatisierte Workflows. Reaktionszeit auf Anfragen: unter zehn Minuten. Kein einziger Kündigungsvertrag in zwölf Monaten."
Bereit, den Wechsel zu machen?
GoHighLevel bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase mit vollem Funktionsumfang. Richten Sie Ihre erste Pipeline ein und erleben Sie innerhalb von 48 Stunden, was sich in Ihrem Agenturalltag verändert.
30 Tage kostenlos startenHäufig gestellte Fragen
Die wichtigsten Fragen rund um CRM-Software für Agenturen — klar und ehrlich beantwortet.
Das beste CRM für Agenturen 2026: eine klare Empfehlung
Nach der Analyse von sechs führenden CRM-Plattformen unter realen Agentur-Bedingungen ist das Ergebnis eindeutig: GoHighLevel ist das am besten für Agenturen geeignete CRM-System auf dem Markt. Nicht weil es in jedem einzelnen Teilbereich besser ist als alle anderen — sondern weil es das einzige System ist, das alle relevanten Anforderungen einer modernen Agentur in einer einzigen, erschwinglichen Plattform vereint.
HubSpot ist mächtig, aber teuer. Salesforce ist umfangreich, aber für Agenturen überdimensioniert. ClickUp und Monday sind stark für internes Projektmanagement, aber keine echten CRM-Betriebssysteme. Pipedrive verwaltet Sales gut, kann aber keine Kunden betreuen, keine Automatisierungen orchestrieren und keine Funnels bauen.
GoHighLevel adressiert genau die Probleme, die Agenturen täglich bremsen: verlorene Leads durch fehlende Follow-ups, chaotische Onboarding-Prozesse, manuelle Reporting-Arbeit, Tool-Overload und fehlende Skalierbarkeit. Durch die Kombination aus Multi-Client-Struktur, White Label, nativer Automatisierung über E-Mail und SMS, integriertem Funnel Builder und professionellem Reporting löst es diese Probleme systemisch — nicht mit weiteren Workarounds.
Für Agenturen, die mehr als zwei Kunden betreuen, mehr als drei Tools bezahlen oder schneller wachsen wollen als ihr Team: Der Wechsel zu GoHighLevel ist operativ die sinnvollste Entscheidung, die eine Agentur 2026 treffen kann.
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